Chaque pièce comptable indispensable pour la bonne tenue d’une comptabilité d’entreprise doit être saisie en étant conforme aux normes administratives et fiscales.
Qu’est ce qu’une pièce comptable ?
Parmi les documents d’entreprise essentiels, les pièces comptables sont des éléments de contrôle des finances et de gestion de la comptabilité. Ces pièces justificatives matérialisent les enregistrements des flux financiers et commerciaux réalisés de manière courante ou exceptionnelle. Pour plus d’informations, voici un site expert dans le domaine comptable : https://www.erecapluriel.fr/
Il s’agit de documents officiels et dûment signés par des responsables de gestion ainsi que le comptable, justifiant des dépenses et des recettes liées aux activités de l’entreprise.
On aura d’un côté les pièces justificatives de dépenses comme la facture d’un fournisseur, une facture énergétique, une facture d’achat, les quittances d’impôt, les fiches de paie, etc. De l’autre côté, ce sont les documents de recettes comme le reçu d’un paiement par un client, un relevé bancaire, ou encore un bordereau de remise de chèque. On attribue à chacune des pièces justificatives comptables des caractéristiques comme un libellé, un numéro de classement, une date… en vue de leur enregistrement dans le livre de gestion et le journal comptable suivant un code correspondant à chaque opération.
À quoi sert une pièce comptable ?
Que l’on parle de facture d’achat ou de vente, de relevés bancaires, etc, les documents comptables attestent de la légitimité de toute saisie dans chaque journal de comptabilité de l’entreprise. Les pièces de comptabilité constituent les pièces justificatives de gestion permettant d’asseoir le bien-fondé des écritures réalisées, mais aussi des activités financières de l’entreprise. Par exemple, une facture d’achat va permettre de comptabiliser une acquisition de biens ou de services, tout en affectant la somme payée à un ravitailleur ou à un prestataire.
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Réglementations et normes en matière de pièces comptables
Base de la comptabilité générale de l’entreprise, les pièces et documents comptables nécessitent de présenter certaines caractéristiques pour les besoins de leur gestion, de leur enregistrement dans le journal et de leur utilisation, et pour leur donner un caractère probant.
Les documents comptables doivent chacun avoir un libellé de type facture d’achat, facture pro forma, récépissé, ainsi de suite. En dehors de la date, du numéro, des détails des transactions, la signature d’un responsable, etc, les justificatifs comptables comme les factures devront également porter quelques mentions obligatoires pour être recevables par le comptable même. En cas d’examen de la part de l’Administration fiscale ou de contrôle de l’expert-comptable par exemple, les personnes missionnées vont vérifier : les identités des parties signataires, l’objet de la transaction, le montant conclu entre les deux parties, etc. À noter que le document comptable, les factures pro forma et toutes les factures notamment, peut présenter des formats propres et contenir des traits supplémentaires particuliers.
Autres principes importants en matière de gestion de pièces comptables justificatives
En amont de toute saisie comptable, l’entreprise doit mettre en place un système de classement, afin de garantir une indexation et une liaison plus simple des pièces justificatives et de la saisie comptable. Cette méthode de classement en comptabilité devra faciliter la recherche des pièces comptables, tout en assurant leur accessibilité à tout instant.
En tout état de cause, les documents et pièces comptables justificatives pris dans leur individualité sont les témoins des activités de l’entreprise. Leur saisie doit être régulière. Mais des solutions de collecte et d’archivage, de classement comptable, de conservation et de traitement sont de mise, dès la création de l’entreprise. Faut-il rappeler qu’en respect du Code de commerce, chaque pièce comptable justificative doit être conservée pendant au moins 10 ans notamment pour les besoins des contrôles par l’Administration ?
